Al ser usuario del Plan Avanzado, tus consultantes que aún no han pagado su sesión recibirán un mensaje de confirmación a través del WhatsApp oficial de Encuadrado 48 horas antes de la cita.
En el mensaje podrán escoger entre las opciones: “Sí, confirmo” y “No, no asistiré”
Si el consultante selecciona "Sí, confirmo":
La sesión se marcará como Confirmada en tu calendario con la etiqueta "Asistirá"
Recibes un correo electrónico y una notificación en la app.
El consultante recibe un mensaje con un link de cobro para pagar su sesión.
💡Si eliminas la cita o la marcas con inasistencia y el consultante indica que asistirá, le informaremos que debe contactarte directamente a ti, ya que la cita no está activa.
Si el consultante selecciona "No, no asistiré":
La cita ya no se anula de inmediato. Tu consultante recibe un segundo mensaje de WhatsApp con una ventana de 30 minutos para decidir:
Si reagenda con el enlace del mensaje, la cita se mueve al nuevo horario y no se marca inasistencia. El enlace muestra solo los horarios disponibles de tu agenda.
Si presiona el botón de anular, la cita se marca como inasistencia al instante.
Si no hace nada en 30 minutos, la cita se marca automáticamente como inasistencia. Sólo tiene ese plazo para reagendar, no es configurable. Si el consultante paga la cita durante ese rango de tiempo, la cita no se anula.
⚠️ La anulación con el botón no es reversible. El mismo mensaje se lo advierte al consultante.
Cuando la cita queda con inasistencia:
La sesión se marca con inasistencia (y verás el nombre del consultante tachado en tu calendario).
Se marcará con la etiqueta "No asistirá".
Recibes un correo y una notificación en la app.
El consultante recibe un correo informando la anulación.
⚠️ Nota para agenda cerrada: Si tienes la agenda cerrada, el flujo funciona igual, pero el enlace no permite elegir un nuevo horario: tu consultante solo puede anular la cita o dejar pasar los 30 minutos.
⚠️ Esta ventana de 30 minutos aplica solo si la respuesta llega dentro del plazo de tu política de cancelación. Si llega fuera de plazo, revisa la sección siguiente.
Si el consultante responde que no asistirá fuera del plazo de cancelación
Si la respuesta "No, no asistiré" llega cuando ya pasó el plazo para cancelar o reagendar que definiste en tu política de cancelación, el flujo es distinto: no se abre la ventana de 30 minutos.
En ese caso ocurre lo siguiente:
La cita queda registrada de inmediato como inasistencia fuera de plazo. No se elimina de tu calendario, para que puedas cobrarla si corresponde.
El consultante recibe un mensaje por WhatsApp avisándole que el plazo ya pasó, que la cita quedó registrada como inasistencia y que podría ser cobrada. Si necesita resolver el caso, debe contactarte directamente.
Recibes un correo y una notificación en la app para que decidas si cobras la sesión.
💡 El plazo que aplica es el mismo de tu política de cancelación. Si tu política es de 24 horas, una respuesta "No, no asistiré" enviada 10 horas antes de la cita queda registrada como inasistencia fuera de plazo.
⚠️ Esta marca no es reversible desde el WhatsApp del consultante. Si acuerdas con tu consultante liberar la hora o no cobrarla, puedes gestionarla directamente desde tu calendario. A diferencia de la anulación dentro de la ventana, en este caso el consultante no recibe correo, solo el mensaje de WhatsApp.
Si el consultante recibió el mensaje pero no ha respondido:
La sesión no se modifica.
En el calendario aparecerá con la etiqueta "Esperando respuesta".
Si aún no se ha enviado el mensaje de confirmación:La sesión no se modifica.
En el calendario aparecerá con la etiqueta "Programada".
Se enviará el mensaje por defecto 48 horas antes de la cita. Si necesitas que se envíe en otro horario, podemos configurarlo para 24 o 72 horas. Sólo nos avisas al Chat de Soporte.
Si no tienes programados los envíos:La sesión no se modifica.
En el calendario aparecerá con la etiqueta "No programada".
Se verán de esta forma las citas que tenías agendadas antes de activar la confirmación de asistencia y que no cumplan el tiempo mínimo requerido para el envío. Por ejemplo: si tu configuración es de 48 horas, sólo se enviará la confirmación a las sesiones agendadas con al menos 48 horas de anticipación desde la activación de la funcionalidad. También saldrán como No programada las citas que ya ocurrieron antes de tener activa la funcionalidad (es decir, que ya pasaron).
Activar la confirmación de asistencia
Se activa desde tu cuenta, sin pasar por soporte.
Ir a Configuraciones y entrar al tab Agendamiento.
Presionar Editar.
En Confirmación de asistencia, seleccionar Activado.
En Envío del mensaje de confirmación, elegir con cuánta anticipación se envía: 24, 48 o 72 horas antes de la cita.
💡 Tip: la anticipación se define al activar la opción. Si después quieres cambiarla, desactiva la confirmación de asistencia y vuelve a activarla con la nueva anticipación.Presionar Guardar.
✅ ¡Listo, ya está activada!
Desactivar la confirmación de asistencia
En Configuraciones > Agendamiento > Editar, cambiar Confirmación de asistencia a Desactivado y guardar. Las citas futuras dejan de generar mensajes de confirmación.
⚠️ Nota: las citas que ya tienen un mensaje programado no cambian de estado al desactivar.
Seguir el estado de una confirmación
En el Calendario, abre la cita y entra al detalle de recordatorios enviados. En la línea de tiempo vas a ver:
WhatsApp de confirmación asistencia, con estado Programado (aún no se envía) o Listo (ya se envió), más la fecha de envío.
WhatsApp de confirmación de asistencia recibido, cuando el mensaje llegó al teléfono de tu consultante.
WhatsApp de confirmación de asistencia leído, cuando tu consultante lo leyó.
Si tienes dudas, escríbenos a soporte@encuadrado.com o al chat, nuestro equipo te atenderá directamente 💬
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